quarta-feira, 23 de janeiro de 2013

Começa a temporada de assembléias ordinárias nos condomínios. Como ter uma assembléia de sucesso!


Até o final do 1º trimestre quase a totalidade dos condomínios realizam as assembléias gerais ordinárias para prestação de contas do exercício anterior, eleição de síndico e aprovação da taxa ordinária do exercício corrente.

Para que o condomínio possa ter uma assembléia bem sucedida é necessário tomar alguns cuidados. Lembramos que assembléia de condomínio é coisa séria e deve ser encarada como sendo um evento de grande importância. Além de cumprir as formalidades estabelecidas na lei de condomínio e na convenção para a realização de uma Assembléia Geral Ordinária - AGO é necessário que haja uma preparação minuciosa para os itens da pauta.

Os itens obrigatórios para AGO estabelecidos convencionalmente, normalmente são: Edital de Convocação, Prestaçãode contas do exercício findo; Eleição de Síndico, Subsíndico, Conselho Fiscal e/ou Consultivo e suplentes; Definição do Pró-labore para o síndico; Apresentação do Orçamento anual para o próximo exercício; e Aprovação da Taxa Condominial Ordinária.

O Edital de Convocação deve ser elaborado cuidadosamente e os itens obedecem uma ordem cronológica da assembléia. Deve-se marcar a data da assembléia e divulgá-la para todos os condôminos respeitando o prazo mínimo de antecedência da data de realização da mesma (veja convenção de seu condomínio); estabelecer o local e horário de inicio. Particularmente costumo também definir o horário estimado para o término, assim é possível ter uma presença maior dos condôminos nas assembléias, sabe-se que pelas estatísticas que a presença é de 20 a 35% dos condôminos; e por último definir a pauta da AGO, lembrando que a pauta dever ser enxuta, focando o objetivo da AGO e até mesmo para atender o prazo de termino da mesma. Não há nada pior que assembléias enfadonhas, sem objetividade e intermináveis.

O que deve ser apresentado na AGO – São dois os documentos mais importantes para uma AGO, a prestação de contas por meio do Parecer do Conselho e a Previsão Orçamentária Anual. A legislação (Lei 4.591/64) prevê que as contas do condomínio sejam apresentadas anualmente à assembléia para aprovação e a maioria das convenções seguem a lei, no entanto, atualmente a maioria dos condomínios já apresenta impresso juntamente com as taxas condominiais um balancete simplificado ou resumo de receitas e despesas. A intenção desta iniciativa é muito boa, mas normalmente estes balancetes ao serem divulgados ainda não foram apreciados pelo conselho fiscal/consultivo. Assim, para que a prestação de contas tenha seu real valor é fundamental que o conselho fiscal/consultivo emita um parecer referente às contas de cada mês ou anual. O outro documento é a Previsão Orçamentária Anual, é este orçamento que irá estabelecer o valor da taxa ordinária condominial. O orçamento deve prever todas as contas para a manutenção, conservação e seguro do condomínio. Este orçamento deve ser elaborado por um especialista da área (contador, administrador ou economista), assim o valor da taxa ordinária será o mais próximo possível da realidade e praticamente não será necessário haver alteração no valor durante o ano.

Como dar início a uma assembléia: passo a passo:

1º - Disponibilizar uma lista de presença para coleta de assinaturas dos condôminos presente.

2º – É comum nos condomínios o síndico fazer a abertura da assembléia, respeitando rigorosamente o horário divulgado para dar início, as convenções prevê que se tenha duas chamadas, a primeira com um quórum mínimos de condôminos presentes e a segunda chamada com 15 ou 30 minutos após a primeira com qualquer número de presentes para uma AGO.

3º - É recomendável que tenha um presidente para conduzir e um secretário para fazer as anotações necessárias dos acontecimentos e das providências a serem adotadas e posteriormente redigir a ata da assembléia. Assim, o síndico pode solicitar que alguns dos presentes se candidatem como presidente e secretário ou indicá-los. Também é recomendável colocar estes indicados para eleição em votação pelos demais presentes. Eleitos o presidente e secretário da assembléia, recomenda-se que o presidente siga rigorosamente os itens do edital de convocação, manter o controle do tempo de exposição de cada item e seus questionamentos, seguir a lista de inscritos dos questionamentos, dar a palavra a quem de direito, manter o controle da assembléia e ter bom senso.

4º - Fazer a leitura na integra do edital de convocação, em alguns casos fazer a leitura e aprovação da ata anterior.
5º - Passar a palavra para o síndico para fazer a exposição de prestação de contas do exercício findo. Como dito anteriormente o síndico deve se preparar para a assembléia, preparar planilha referente às contas e relatórios das tarefas executadas em seu mandato. Atualmente alguns síndicos ou administradoras fazem esta prestação decontar com apresentação de “PowerPoint”, tornando a assembléia mais clara e interativa. É recomendável que o síndico apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação da contas e colocar em votação na assembléia. Fazer a eleição dos cargos da nova administração conforme edital. Determinar o valor do Pró-labore do síndico e de outros cargos se for caso. Fazer a apresentação da Previsão Orçamentária Anual para o próximo mandato e aprovação do valor da Taxa Ordinária Condominial, que deve ser mantido durante todo o exercício, ou até que esta suporte as despesas de conservação e manutenção do condomínio. Caso o valor da taxa ordinária não seja suficiente para as despesas ordinárias o sindico deve o mais rápido possível convocar nova assembléia e fazer o ajuste necessário do valor da taxa ordinária para não comprometer o bom funcionamento dos equipamentos e conservação do condomínio.

6º - Dar por encerrada a assembléia, alguns condomínios elaboram a ata no mesmo momento, a leitura e aprovação da ata, outros o secretário prepara a redação da ata posteriormente e a coleta da assinatura do presidente, juntar a lista de presença, encaminhar ata para registro em cartório e distribuição da ata registrada, lembrando que existe um prazo para a divulgação da ata da assembléia, que normalmente é de 8 dias após a assembléia.

Com a dica desse passo a passo o condomínio pode ter uma assembléia bem sucedida, rápida, objetiva e com poucos conflitos. No mais, BOA SORTE!











2 comentários:

  1. A grande maioria dos condôminos não tem ideia do que significa viver em comunidade(condominio), não se interessam pela politica administrativa de seus condominios. Agradeço pela gentileza em nos dar estas dicas, pois as informaçoes aqui postadas são de muita utilidade.

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  2. Você tem toda razão, pois a gestão da maioria dos condomínios são executadas na maioria por condôminos bem intencionados, mas amadores e com pouco conhecimento tanto da legislação como da área administrativa. Isso muitas das vezes acabam gerando prejízos financeiros e algumas ações judiciais, principalmente de ordem trabalhista. Obriago pelo comentário, eles permitem que possamos fazer alguns comentários mais específicos.

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